PRE-EVENTO
En eSimposio entendemos que el pre-evento es una etapa clave en la organización de cualquier evento, ya que es la fase en la que se planifican y coordinan todos los detalles para que el día del evento sea un éxito.
Durante esta etapa, nos aseguramos de atender cuidadosamente todas las especificaciones requeridas, tanto internas como externas, y usando nuestras herramientas y recursos tecnológicos nos aseguramos de que todo esté bajo control.
SITIO WEB
Creamos una página web con todas las características necesarias para comunicar cada detalle de su evento. Los participantes obtendrán toda la información minuciosa del evento tal como, fechas, lugar donde se realizará el evento, información y trayectoria de ponentes, formulario de registro abierto al público y en general toda la información relevante sobre su evento.
BOLETO DE INGRESO
El boleto de entrada generado con un código QR, asegura la efectividad y prontitud a la hora del evento, ahorrándonos largas filas y garantizando orden y rapidez.
COMUNICACIÓN CONTINUA
Mantener una relación sólida con tus participantes inicia con una buena comunicación. eSimposio cuenta con: chat, plataforma de envió de SMS y correos electrónicos personalizables y medibles con el estilo gráfico del evento, estos correos electrónicos serán de dos tipos:
Automatizados: Correos que el sistema enviará conforme a una acción del participante, por ejemplo, pre-registro, confirmación de pago o confirmación de asistencia.
Por demanda: Correos que el organizador desee enviar a sus participantes notificando cambios o información de interés, por ejemplo, recordatorio de pago, cambio de horarios, cancelación o instrucciones para actividades, agradecimientos por asistencia, etc.
SISTEMA DE PAGO
Contamos con diferentes medios de pago online como: tarjeta débito, tarjeta crédito Visa o MasterCard. Y en efectivo por medio de: depósito bancario, transferencia nacional e internacional, efectivo en Kiosco de Punto pago (Panamá) y puntos e-pago a nivel nacional.
Nuestro sistema seguro de pago también te brinda actualizaciones en tiempo real sobre la cantidad de boletos vendidos y el monto recaudado.
FORMULARIO DE REGISTRO
eSimposio genera un landing con la información especifica del evento. Que puede ser insertado en el sitio web del evento o por enlace. El participante podrá adquirir sus entradas y realizar su pago online de manera sencilla. Nuestro intuitivo constructor de formularios permite crear diferentes tipos de tickets, por ejemplo: establece el número mínimo y/o máximo de boletos , de carácter profesional, estudiantil, de pago o gratuito.
También puedes implementar cupones de descuento, agendar y comprar actividades como tours, cenas o suvenires.
APP DEL EVENTO
La aplicación del evento es la herramienta perfecta para aquellos que buscan una experiencia inolvidable en cualquier tipo de evento, ya sea una conferencia, un concierto o una feria. Con nuestra aplicación, puedes explorar el programa completo del evento, crear tu propia agenda personalizada, recibir notificaciones en tiempo real sobre cambios de última hora y conectar con otros asistentes y participantes del evento. Además, nuestra aplicación te permite acceder a mapas interactivos, información sobre patrocinadores y expositores, y mucho más. Tus participantes podrán disfrutar de una experiencia única y personalizada en tu próximo evento.
EVENTO
Después de una cuidadosa planificación y gestión del pre-evento, estamos encantados de ofrecerle un apoyo diligente y ágil durante todo el evento.
Nuestro equipo de expertos estará a su disposición para garantizar que su evento sea un éxito y para responder a todas sus necesidades.
ACOMPAÑAMIENTO
Nuestro equipo técnico está preparado para brindarte la mejor experiencia en el área de registro, acreditación, puntos de control y certificación; asegurándose siempre de otorgarle una atención amable, eficiente y adecuada a tus participantes. También si deseas reducir costos, estamos en disposición de capacitar a tu propio personal o equipo de voluntarios en la gestión y uso de nuestra plataforma.
GENERACIÓN DE GAFETES
Con nuestro sistema la impresión de cada gafete tiene una duración de 10 a 20 segundos por participante, contamos con un lector de código ágil que funciona ubicando el boleto de entrada (enviado con anterioridad al mail del asistente) a una cámara web dispuesta en el ingreso.
CONTROL DE ACCESO Y
ASISTENCIA
Con nuestra aplicación móvil es posible controlar la asistencia a tu evento y/o restringir el acceso a salas con límite de participantes o actividades premium. Con esta herramienta podrás saber en tiempo real la afluencia de personas dentro del evento.
EVALUACIÓN O ENCUESTA
Realizamos evaluaciones de selección múltiple con una rápida calificación, ya que nuestro sistema cuenta con una aplicación de lector inteligente que nos permite identificar las respuestas y automáticamente cargarlas en el sistema. También podemos realizar estas evaluaciones de manera online desde los dispositivos móviles de los participantes cuyos resultados se cargarán directamente al sistema comunicándoles de inmediato el puntaje adquirido.
CERTIFICACIÓN FÍSICA Y DIGITAL
Como fase final del evento generamos cada certificado en menos de 20 segundos presentando el gafete del participante, con tan solo hacer lectura del código QR se generará el certificado en minutos.
Todo participante que cumpla con los requisitos del organizador podrá descargar en cualquier momento desde nuestra plataforma, las veces que desee, una versión digital de su certificado, que puede ser verificable en línea mediante el código QR.
POST EVENTO
El éxito de un evento no solo se mide por el número de asistentes o la calidad de los ponentes, sino por la retroalimentación y métricas obtenidas después del mismo. En esta etapa, nos enfocamos en consolidar los datos recopilados y analizarlos cuidadosamente para medir con precisión el éxito del evento y determinar si se han cumplido las expectativas iniciales. La retroalimentación obtenida de los asistentes y los colaboradores es clave para identificar los puntos fuertes y áreas de oportunidad del evento, así como para identificar procesos que pueden ser optimizados para obtener resultados aún mejores en el futuro. En resumen, la retroalimentación y las métricas obtenidas son esenciales para mejorar continuamente y alcanzar metas, y nos permiten planificar y ejecutar eventos cada vez más exitosos y efectivos.
ESTADÍSTICAS
Nuestro sistema le permite realizar cálculos estadísticos bajo métricas definidas, sabemos la importancia de la medición exhaustiva para evaluar tanto puntos negativos como positivos, esto le permitirá tomar decisiones concretas y seguras para futuros eventos.
eSimposio genera estadísticas gráficas y cronológicas de la marcación real de asistencia, resultados de encuestas y registros en el evento o cualquier otro criterio solicitado por ustedes. eSimposio recopila las estadísticas de tus eventos en tiempo real.
BASE DE DATOS
Entregaremos toda la información captada por eSimposio en formato hoja de cálculo y PDF con los detalles de pago, asistencia general y por participante.
AGRADECIMIENTO VIA MAIL
Al final del evento podrá enviarle un correo personalizado a sus participantes agradeciendo su asistencia, invitándoles a futuros eventos, a realizar una encuesta y/o a descargar su certificado digital.
VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS
Cada certificado contará con un código único alfanumérico que permitirá la verificación online de la información contenida en este.
Tus participantes obtendrán una copia del certificado, la cual podrán descargar en cualquier momento; evitando una gran carga operativa.
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